V današnjem članku bomo govorili o prihodnosti brezpapirnega poslovanja in digitalizaciji podjetji.

 

Pred pandemijo COVID-19 je veliko podjetij v Sloveniji in po Svetu, še vedno vztrajajo pri poslovanju s papirji. Niso želeli sprejeti spremembe, da se svet razvija in z njim tudi tehnološko napreduje. Podjetja so zavračala idejo digitalizacije in brezpapirno poslovanje. Po začetku pandemijo so pa hitro opazili, da to ne bo več tako šlo. Takrat smo vsi ostali doma in edina vrsta poslovanja, ki se je lahko opravljala je bila brezpapirna in preko video klicev oziroma preko elektronske pošte.

 

Zato je veliko podjetij moramo sprejeti brezpapirno poslovanje za svoj napredek podjetja. 

 

Spodaj bomo predstavili in na kratko opisali, kako je brezpapirno poslovanje začelo vplivati na različne panoge in storitve. Prikazali in govorili bomo na primeru programa ODOS. 

 

Kako vpliva brezpapirno poslovanje na potne naloge?

Brezpapirno poslovanje je kar zelo vplivalo na zapise in izpolnjevanje potnih nalogov. Potni nalogi so pomembna listina s katero beležimo razdaljo poslovnega potovanja (v kilometrih), izračun povračila stroškov porabljenih za in med poslovno potjo, način potovanja (avto – osebi avto ali službeni avto, letalo, ladja, avtobus), podatki zaposlenega, ki je odšel na potovanje, v primeru daljšega poslovnega potovanja – naslov nastanitve in čas trajanja nastanitve.

 

Vsi zgoraj našteti podatki so bili vedno vpisani ročno. In točno zaradi takšne prakse je lahko hitro prišlo do kakšne napake pri vpisovanju, lahko je prišlo do izgube papirjev, papirji so se lahko uničili ali pa bili nepravilno izpolnjeni ( z napačnimi podatki). 

 

Točno zaradi tega, da se podjetja izognejo takšni paksi, je na trg prišel program ODOS. Znotraj programa ODOS je nastal modul ODOS.Potni nalogi, ki omogoča:

• enostavnejši pregled nad vsemi potnimi nalogi, 
• pregled na odobravanji potnih nalogov
• avtomatični vnos podatkov v potni nalog
• že pripravljen vzorec potnega naloga
• lažji izračun nastalih stroškov poslovnega potovanja 
• kreiranje dnevnih in večdnevnih eno relacijskih potnih nalogov za voznika in sopotnike za Slovenijo in tujino
• elektronska potrditev in odobritev izplačila

 

Torej z uporaba programa ODOS in modula ODOS.Potni nalogi je brezpapirno poslovanje, ki omogoča podjetju lažje in hitrejše poslovanje in pripravo potnih nalogov. 

 

Kako vpliva brezpapirno poslovanje na vzorčna notranja pravila?

Torej kako pa brezpapirno poslovanje vpliva na določitev notranjih pravil v podjetju?

 

Prvo: Kaj sploh so notranja pravila? Notranja pravila so pravno določeni akti, ki določajo odgovorne osebe za določene procese (torej kdo je zadolžen za izvajanje), popiše se obdelava, hramba in zajem svega gradiva v elektronski obliki, ohranjajo avtentičnost in razpoložljivost dokumentiranega ina arhiviranega gradiva v vseh oblikah, itd. 

 

Kar veliko procesov določa. In predno so se podjetja lotila vpletati brezpapirno poslovanje, so bila vsa notranja pravila pisana posebej na roko. Za sestavo in raziskavo, katera pravila so za določeno podjetje in panogo pomembna, je bilo uporabljenega veliko delovnega časa. Proces njihove izdelave je bil izjemno dolg in tudi tukaj je lahko kar hitro prišlo do napak pri pisanju vzorčnih notranjih pravil. Lahko je tudi prišlo do izpusta kakšnega notranjega pravila, kar pa je kršenje zakona ZVDAGA (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhiv).

 

Zaradi zgoraj naštetih napak je lahko prišlo do podaljšanja procesa poslovanja podjetja in prišlo je posledično do oglobitve podjetja. 

 

Tukaj vstopi program ODOS. V njihovem modulu VNP ODOS (vzorčna notranja pravila odos), so omogočili enostavnejšo pripravo in personalizacijo vzorčnih notranjih pravil. Z aplikacijo so tudi omogočili enostavnejšo prilagoditev notranjih pravil poslovanju vsakega določenega podjetja posebej. 

 

Tako so po pandemiji oziroma, so so se zaposleni začeli vračati nazaj v pisarne in so podjetja začela poslovati postopoma nazaj, odločili za postopek digitalizacije in posledično začeti vpeljevati brezpapirno poslovanje v svoja podjetja. 

 

Kako vpliva brezpapirno poslovanje na arhiviranje v podjetju?

Prišli smo na predzadnji del našega članka. In to je arhiviranje. Kaj je arhiviranje? Arhiviranje je shranjevanje dokumentov, ki jih trenutno ne potrebujemo več, ampak so še vedno pomembni za naše poslovanje in morajo biti shranjeni v baznem arhivu. 

 

Dokumenti so se ponavadi shranjevali v različnih fasciklih, ki so bili označeni z letnico papirja, vrsto dokumentov shranjenih (na primer: pogodba o sodelovanju, izdani računi, vhodna pošta, itd.) in številkami papirjev. 

 

Dokumentov se je tako hitro nabralo veliko in posledično je začelo pomanjkati prostora za shranjevanje novih dokumentov. Oteženo je bilo delo iskanja določenega dokumenta (na primer: pogodba o sodelovanju s podjetjem x, 2020), kadar se ga je potrebovalo za podatke oziroma za pregled pogodbe. Dokumenti so se v takem arhivu hitro izgubili, uničili in poškodovali. 

 

Zato se večji delež podjetji dandanes odloča za brezpapirno poslovanje, saj se tako vsi potrebni dokumenti sedaj shranjujejo digitalno. Tako so tudi lažje dostopni – samo vpišemo ključno besedo iskanja in nam dokument pokaže, izpolnjevanje in podpisovanje pogodb je mnogo lažje, saj se lahko opravijo iz udobja svoje pisarne ali celo iz udobja svojega doma. 

 

Veliko podjetij v Sloveniji je tudi implementiralo modul programa ODOS: VIP (Vhodna in izhodna pošta).

Modul ODOS.VIP je pripomogel k lažjemu obvladovanju zhodne in izhodne pošte ter za lažje shranjevanje vse dokumentacije, ki je pomembna za poslovanje podjetij. 

 

Kako vpliva brezpapirno poslovanje na nabavo?

Pa smo le prišli do zadnjega procesa poslovanja v podjetju. Zadnji proces v poslovanju bomo predstavili je nabava. 

 

Pojem nabavo že vsi poznamo. Je vsesplošni pojem za nakup potrebščin, ki jih potrebujemo. Podjetje za sebe nabavlja oziroma kupuje potrebščine in material, ki jih potrebuje za svoje poslovanje. 

 

 Proces vodenja in izpeljevanja nabave se je že postopoma začel prestavljati v digitalno obliko, ampak nekateri so še kar vztrajali na starejši način pisanja papirjev in na roko. Tako je prišlo do napak pri naročanju (napačna količina, napačni material, napake pri črkovanju, napake pri seštevku stroškov nabave, itd.)

 

Ko je prišlo do večjih napak, ki so se dogajale pogosto so se začela podjetja odločati za brezpapirno poslovanje. 

 

To je neizmerno olajšalo delo pri evidentiranju nabave, naročanju materialov in splošnemu pregledu vseh dokumentacij narejene pri nabavi. 

 

Program Odos ima točno za ta proces izdelan svoj modul. Modul.Nabava je voden proces:

• nabavne potrebe
• izbire nabavnega postopka
• vrste nabave 
• priprave povabil k oddaji ponudbe

 

Prejete ponudbe se zavedejo v program ODOS ter se povežejo z nabavno potrebo in postopkom ocenjevanja ponudb. Po zgornjem koraku se kreira sklep o izbiri ponudnika in oblikuje se obvestila neizbranim in izbranim ponudnikom. Ko se celoten postopek zaključi se izda pogodba ali samo naročilnica. 

Vsi dokumenti, ki nastajajo v postopku nabave, se pošiljajo preko izhodne pošte ter zaposleni in vsi uporabniki Modula Nabava imajo možnost nastavitve predlog, priprave dokumentov ter možnost dodajanja in pošiljanja prilog.

 

S programom ODOS in Modulom Nabava so vsi dokumenti shranjeni na enem mestu in so tako na voljo s samo parimi kliki. Vse je dostopno na dotik. 

 

In smo prišli do konca našega članka. Torej če povzamemo: Brezpapirno poslovanje je prihodnost poslovanja podjetij. Večina podjetji se je že odločila za brezpapirno poslovanje in zato tudi postajajo vodilni v svojih panogah, saj imajo tako boljšo uporabniško izkušnjo in so vsi zadovoljni s hitrim in preprostim poslovanjem.

 

Vsem podjetjem priporočamo čim hitrejše implementiranje brezpapirnega poslovanja za prihodnost vašega podjetja!